Pengarahan & Pengembangan Organisasi (Komunikasi)

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan Komunikasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi di antara penerima dan pengirim tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh manusia, tetapi komunikasi dalam organisasi yang terjadi dewasa ini juga menggunakan alat komunikasi yang canggih. Banyak manajer dewasa ini mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana data berasal dari berbagai sumber, kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada penerima secara elektronik.

Komunikasi dapat dianalisis ke dalam tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antar individu, komunikasi dalam kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tiga tingkatan analisis tersebut.

Fungsi Komunikasi 

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Fungsi informatif. 
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif.
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

• Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

• Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif. 
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif. 
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

• Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
• Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.

Proses dan Unsur Komunikasi
Proses komunikasi terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan, saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.

Unsur-unsur Utama Komunikasi
Pengirim 
Pengirim adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa pimpinan.
Penyandian 
Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
Pesan 
Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata baik berupa lisan maupun tulisan.
Saluran
Saluran atau media adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran yang paling mendasar dalam komunikasi adalah berhadapan muka secara langsung
Penerima 
Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.
Penafsiran (decoding)
Penafsiran adalah proses menerjemahkan (menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.
Umpan balik (feedback)
Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.
Gangguan 
Gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima.

Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif 
Oleh karena kompleksnya proses komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok maupun organisasi. Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang efektif yaitu sumber, penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif, masalah bahasa, bahasa kelompok, perbedaan kerangka acuan dan beban komunikasi yang berlebihan.

1. Menilai sumber. Menilai sumber maksudnya penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut.
2. Penyaringan. Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif.
3. Tekanan waktu. Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi.
4. Mendengarkan secara selektif.Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana seseorang hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.
5. Masalah bahasa. Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu.
6. Bahasa Kelompok. Pada umumnya kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja.
7. Perbedaan kerangka acuan . Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama.
8. Beban komunikasi berlebihan . Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan

Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi 

Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

1. Meningkatkan umpan balik. Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.
2. Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.
3. Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.
4. Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5. Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.
6. Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
7. Mengatur arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya, jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis, ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.

Daftar Pustaka 

Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill Companies

Gitosudarmo, Indriyo dan Sudita, Nyoman, 2000, Perilaku Keorganisasian, Edisi Pertama, BPFE Yogyakarta 

Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka